Заявка

Управление коммуникациями проекта

 

Управление коммуникациями необходимо сбора, размножения и распределения, а также сохранение необходимой информации по проекту. Благодаря управлению коммуникациями налажена постоянная связь всех звеньев проекта, информирование по руководству и отчетности, что помогает приблизиться к целям проекта. Все участники взаимодействуют в проекте, согласно своим в функциональным обязанностям. Функция управления информационными связями представлена следующими процессами:

  • планированием системы коммуникаций, согласно информационным потребностям участников проекта;
  • сбором и распределением необходимой информации;
  • отчетностью в ходе выполнения проекта, включая анализ и прогнозирование состояния этапов проекта;
  • документированием хода работ по проекту.

План проекта включает в себя и план коммуникаций, который подразумевает, в свою очередь, план сбора информации с указанием источников информации и методов ее получения; план распределения информации с выявлением потребителей информации и способов ее доставки; описание в деталях каждого из документов для получения или передачи, с подтверждением формата, содержания, уровня детальности и употребляемых определений; план ввода в действие коммуникаций по их видам; методику по преобразованию в целях совершенствования плана коммуникаций.

Все формальности и детали плана коммуникаций определяются потребностями конкретного проекта. Согласно особенностям проекта, востребованы разнообразные виды коммуникаций, которые могут быть внутренними и внешними; формальными и неформальными; письменными и устными; вертикальными и горизонтальными. Потребности всех видов коммуникаций поддерживаются системами сбора и распределения информации. Для этого возможно применение автоматизированных и неавтоматизированных способов сбора, обработки и передачи информации.

К неавтоматизированным способам относятся сбор и передача показателей на бумажных носителях, организация совещаний. Автоматизированные методы предполагают пользование компьютерными технологиями и современными средствами связи для более эффективного взаимодействия, к ним относят электронную почту, системы документооборота и архивирования данных.

На основании процессов сбора и обработки данных по фактическим результатам и отчетности по состоянию работ, есть возможность координировать ход проведения работ, оперативное планирование и управление. В отчетности о ходе работ отображается информация о текущем состоянии проекта в целом и по определенным показателям; информацию о несовпадении с базовыми планами; прогнозы по дальнейшему состоянию проекта.

Ключевые результаты хода работ подлежат документированию, в которое входят: сбор и верификация окончательных данных; анализ и выводы об уровне достижения результатов проекта и эффективности произведенных работ; архивирование результатов для дальнейшего применения.

Электронные архивы в компьютерных системах предоставляют возможности автоматизации процессов хранения и индексации документов в текстовом и графическом виде, что существенно облегчает доступ к архивной информации.

Система управления коммуникациями проекта объединяет методические, технические, программные и информационные средства для более эффективного управления проектом. Как правило, большая часть аналитических средств для оперирования большими объемами данных, собранных и организованных с применением компьютера, включает в себя сложные алгоритмы, требующие автоматизированного расчета.